Foire aux questions (FAQ)
Combien de questions comporte l’Outil de suivi?
Il contient 88 questions. Dans quelques cas, nous avons combiné des éléments de la Norme pour réduire la longueur totale de l’évaluation.
C’est beaucoup de questions. Dois-je y répondre d’un seul coup?
Pas du tout. L’Outil de suivi est très flexible. Vous pouvez commencer par une seule dimension et partir de là.
La dimension par laquelle je commence a-t-elle une importance?
Non. Chaque dimension est indépendante, ce qui signifie que vous pouvez commencer par celle qui est la plus pertinente dans votre contexte organisationnel.
Puis-je utiliser l’Outil de suivi pour conserver les documents auxquels nous nous sommes reportés quand nous avons choisi une étape de mise en œuvre?
Non. L’Outil de suivi n’est pas conçu pour être un dépôt. Tous les documents auxquels vous vous reportez pour le choix de l’étape de mise en œuvre sont déjà conservés localement au sein de votre organisation. La conservation de ces documents à l’externe, par exemple sur le site Web de l’Outil de suivi, donnerait lieu à des documents dupliqués qui risqueraient d’être obsolètes au moment où vous les consulteriez à nouveau. Les champs de texte ouverts sont grands, de sorte qu’il devrait y avoir suffisamment d’espace pour décrire les documents utilisés et leur emplacement, si vous le souhaitez.
Puis-je savoir où se situe notre organisation par rapport aux autres organisations du secteur?
Pas à ce stade. Les étapes de mise en œuvre sont destinées à aider les parties prenantes d’une organisation à s’autoévaluer au fil du temps. Il ne s’agit pas d’un système de classement. À l’avenir, lorsque davantage d’organisations utiliseront l’Outil de suivi, la SRSA pourra rendre compte de la situation du secteur dans son ensemble, mais les organisations ne seront jamais identifiées dans le cadre de ce processus.
Qu’advient-il de tous les renseignements contenus dans l’Outil de suivi?
La SRSA est responsable du stockage et de la protection de toutes les évaluations effectuées à l’aide de l’Outil de suivi. Elle a d’ailleurs mis en place de nombreux dispositifs de sécurité pour empêcher toute utilisation non autorisée, notamment le chiffrement des données, les systèmes d’authentification, les mots de passe forts, l’accès contrôlé et les pare-feu. Les détails concernant le stockage et la sécurité des renseignements sont décrits dans l’accord de partage des données conclu entre la SRSA et votre organisation. Les données d’évaluation sont conservées pendant trois ans. Ainsi, les organisations peuvent facilement accéder aux évaluations précédentes et examiner leurs progrès au fil du temps. Cette période de conservation peut facilement être prolongée en modifiant les dispositions de l’accord de partage des données.
Comment fonctionne le calcul des résultats?
Consultez la section Calcul des résultats, en haut de la page, pour obtenir plus de détails.
Comment puis-je ajouter des collaborateurs à mon compte?
Une fois que vous êtes connecté(e), cliquez sur « Mes collaborateurs », dans le panneau de gauche. À partir de là, vous devriez voir le bouton « Ajouter un nouveau membre ».
À quelle fréquence dois-je procéder à une évaluation?
C’est différent pour chaque organisation. Si de nouveaux changements sont prévus, vous pouvez choisir d’effectuer une évaluation avant et après la mise en place des changements afin d’être en mesure de suivre vos progrès. Vous pouvez choisir d’effectuer une évaluation avant l’évaluation d’un programme afin d’utiliser les rapports de l’Outil de suivi pour étayer les résultats obtenus dans le cadre de l’évaluation. C’est vous qui connaissez le mieux votre contexte organisationnel.
Comment les organisations demandent-elles généralement l’avis des étudiants sur les politiques, les programmes et les pratiques du campus en matière de santé mentale?
Il n’y a pas une seule bonne façon de faire participer les étudiants au processus d’évaluation. Les organisations utilisent de nombreuses stratégies différentes. Certaines organisations ont mené des entretiens avec des leaders étudiants ou des groupes d’étudiants, tandis que d’autres ont animé des groupes de discussion ou utilisé des enquêtes pour faire participer des groupes d’étudiants plus grands.
Que dois-je faire si je pense qu’il y a eu une brèche de sécurité informatique?
Si vous soupçonnez qu’une personne a tenté d’utiliser votre compte ou d’accéder de manière inappropriée à vos données, vous pouvez vous rendre sur le site Web http://www.mentalhealthtracker.ca/fr et cliquer sur l’onglet « Nous joindre », puis sur le lien « Signaler un problème » au bas complètement de la page à droite. Vous n’aurez pas à vous connecter. Une fois que vous aurez fait part de vos préoccupations, un(e) membre de la SRSA communiquera avec vous pour vous informer des prochaines étapes et de la manière dont le problème est traité.
À qui dois-je m’adresser au sein de mon organisation? Qui dois-je inclure dans mon évaluation?
Cela varie d’une organisation à l’autre en fonction de sa taille, de sa structure et de ses ressources. C’est vous qui connaissez le mieux votre organisation et qui savez quelles sont les parties prenantes les mieux informées sur les différents aspects de l’évaluation. Aucune personne ou aucun secteur de service n’est susceptible de posséder toutes les pièces du casse-tête. Voici des exemples de personnes que vous pourriez inclure dans votre processus d’évaluation : les étudiants, le personnel des services de conseil aux étudiants ou des équipes de promotion de la santé, le personnel chargé de l’accessibilité et des mesures d’adaptation, le personnel chargé des logements, les membres du corps professoral et les membres de l’administration de votre organisation. Tous les secteurs d’établissements postsecondaires ont un lien avec la santé mentale et le bien-être, mais c’est à vous de décider à qui vous vous adressez et à quel moment.
Comment et pourquoi sauvegarder mes évaluations?
L’Outil de suivi a été conçu pour faciliter l’autoévaluation afin que les organisations puissent constater les domaines de réussite et ceux à améliorer en ce qui concerne la conformité de leurs politiques à la Norme. Pour ce faire, il est utile de comparer les évaluations réalisées au fil du temps afin de constater où des progrès ont été réalisés et comment les priorités pourraient changer. Pour sauvegarder une évaluation, rendez-vous sur la page Évaluation en groupe et cliquez sur le bouton « Sauvegarder une évaluation » au bas de la page. Pour accéder à vos évaluations sauvegardées, il vous suffit d’aller dans le menu de gauche et de cliquer sur « Évaluations enregistrées ».
Quelle est la différence entre un compte de représentant(e) organisationnel(le) et un compte de collaborateur(trice)?
Un compte de représentant(e) organisationnel(le) a un niveau d’accès plus élevé qu’un compte de collaborateur(trice). Les personnes qui ont été désignées comme représentants organisationnels par leur organisation peuvent créer des comptes de collaborateurs afin que d’autres personnes puissent contribuer à une évaluation. Les représentants organisationnels sont également en mesure de bloquer et d’activer les comptes de collaborateurs. Les collaborateurs ne disposent pas des autorisations techniques nécessaires pour ajouter ou consulter d’autres comptes de collaborateurs. Les représentants organisationnels ont également la possibilité de voir comment les collaborateurs ont répondu à des éléments précis, y compris l’étape de mise en œuvre et l’évaluation des priorités. Toutefois, lorsque les collaborateurs consultent le rapport sur la page Évaluation en groupe, ils ne voient que l’étape de mise en œuvre fréquemment sélectionnée pour tous les utilisateurs.